Psikolog umumnya setuju bahwa kemampuan
mengontrol diri adalah kunci dari perasaan bahagia, percaya diri,
kekuasaan, dan kesejahteraan pribadi. Kemampuan mengontrol diri hanya mungkin
tercapai jika Anda berlatih keterampilan manajemen waktu dengan sangat baik.
Waktu adalah sumber daya paling berharga.
Berikut ini beberapa tips untuk membantu
mengelola hari-hari Anda:
1. Menetapkan Tujuan
Spesifik
Stephen Covey berbicara
tentang prinsip memulai dengan berpikir mendalam, yaitu di mana Anda harus
memiliki visi hasil yang jelas sebelum memulai setiap tugas. Ketika bermain
golf, Tiger Woods selalu membayangkan setiap tembakannya sebelum ia mengayunkan
tongkat golf.
Miliki strategi dan
rencanakan tujuan untuk mengisi hari Anda. Ketika Anda akan memulai aktivitas
setiap pagi, berpikirlah tentang tiga tujuan paling penting untuk hari itu,
sembari menghubungkannya dengan tujuan mingguan, bulanan dan tahunan.
Berikut tips untuk menetapkan
cita-cita: sesuatu yang Anda inginkan, harus cukup menggairahkan Anda, namun
cukup realistis untuk dapat dicapai. Menurut guru manajemen, Brian Tracy: Anda
harus merasa seolah-olah hanya memiliki kesempatan 50 persen untuk mencapai
tujuan Anda.
2. Membuat Blok Waktu
Belajar untuk melindungi
waktu Anda dan mengatakan “tidak” saat diinterupsi. Membuat blok waktu agar
dapat fokus pada kegiatan yang ingin segera Anda selesaikan. Matikan semua
perangkat teknologi selama 60 menit sehari dan fokus melakukan pekerjaan yang
terpenting.
Dalam menangani proyek-proyek penting,
yang diperlukan adalah fokus dan dedikasi penuh dari Anda; membuat blok waktu
di mana Anda tidak akan terganggu oleh telepon, email, dan pertemuan, akan
membantu Anda menyelesaikan tugas penting yang ingin dicapai. Beberapa orang
mengalokasikan periode waktu tertentu, 30-60 menit setiap hari untuk
berlatih.
Banyak orang membaca buku-buku terkenal
15 menit setiap malam sebelum beristirahat. Kunci sukses metode bekerja di
segmen waktu tertentu adalah merencanakan hari Anda di muka, dan jadwal khusus
dalam jangka waktu tetap untuk aktivitas atau tugas tertentu.
Tidak segera menanggapi setiap email
terkecuali sangat mendesak dan penting. Meskipun setiap email mungkin membutuhkan
hanya beberapa menit untuk menulis dan mengirim, jika semua menit terakumulasi
akhirnya mengurangi perhatian, energi, dan fokus Anda, sehingga menyebabkan
pikiran Anda merasa berkecamuk, seolah-olah Anda memiliki seratus hal-hal yang
perlu dilakukan sekarang.
Richard Branson, pendiri
Virgin Group, perusahaan Inggris yang memiliki 400 anak perusahaan, hanya
memeriksa Blackberry-nya tiga kali sehari. Sebuah studi di Microsoft
menunjukkan bahwa perhatian berkecamuk akan mengakibatkan penurunan produktivitas.
Satu kelompok penelitian menunjukkan bahwa kita memiliki lebih dari empat
interupsi per jam. Studi menunjukkan bahwa 40 persen tugas yang diinterupsi
tidak akan dilanjutkan kembali setelah gangguan.
3. Beristirahat di
Antara Jam Kerja
Pertama, bekerja dalam siklus
90 menitan. Banyak penelitian ilmiah sekarang mengonfirmasikan bahwa pekerjaan
yang optimal berbanding dengan istirahat. Kedua, mengambil sehari dalam
seminggu sebagai hari pemulihan lengkap untuk mengisi bahan bakar dan
regenerasi (yang berarti tidak ada email, tidak ada panggilan telepon dan
pekerjaan).
Leonardo da Vinci cenderung mengambil
tidur siang pendek saat bekerja pada Kapel Sistina, hal ini bertentangan dengan
keinginan orang yang mempekerjakannya. Dia merespon dengan mengatakan bahwa ia
dapat mencapai hasil lebih dengan bekerja kurang.
Para atlet top menghabiskan 80% dari
waktu musim libur dalam setahun mereka, sebagai persiapan memperoleh energi
maksimal dalam waktu yang sangat pendek dan intens. Atlet membangun kapasitas
mereka dengan memacu otot-otot melampaui kapasitasnya saat itu, kemudian
memulihkan dan membangunnya kembali.
Di sisi lain, kebanyakan orang di dunia
usaha menghabiskan 95 persen waktu mereka dengan mengeluarkan energi di tempat
kerja dan mendapatkan libur hanya beberapa minggu per tahun. Jika Anda tidak
beristirahat dan memulihkan diri, maka tidak akan bisa meningkatkan kapasitas
Anda, dan akan berlaku hukum penurunan hasil pada kinerja Anda, baik energi
maupun produktivitasnya.
4. Fokus pada
Prioritas
Terus mengingatkan diri sendiri tentang
hukum 80/20, yakni dari 20 persen yang Anda lakukan, akan menghasilkan sebesar
80 persen. Mengetahui pekerjaan apa yang membawa hasil maksimal, dan kemudian
fokus pada kegiatan dan proyek-proyek yang akan berkontribusi terhadap
keberhasilan terbesar. Memahami perbedaan antara sesuatu yang mendesak dan
aktivitas penting, sehingga tidak hanya akan membuat Anda lebih produktif,
tetapi akan secara drastis mengurangi tingkat stres Anda.
Sebuah masalah dapat jadi mendesak dan
penting (tugas penting dengan batas waktu), mendesak tetapi tidak penting
(misalnya panggilan telemarketing), penting tapi tidak mendesak (proyek besar
yang Anda kerjakan), atau tidak ada pekerjaan (menelusuri internet). Kita perlu
mengembangkan kemampuan cepat untuk mengidentifikasi interupsi mendesak dan
penting yang perlu segera ditangani, serta sisihkan sisa tugas untuk ditangani
secara berkala ketika mereka tidak lagi mengganggu kita dari tugas-tugas yang
menjadi fokus untuk diselesaikan.
5. Tangani Tugas Tersulit
Saat Pikiran Jernih
Beberapa orang menemukan bahwa mereka
lebih merasa jernih dan energik di pagi hari atau setelah makan siang. Waktu
apa pun itu, lakukan tugas yang paling sulit di saat itu. Gunakan waktu
tersebut untuk mempermudah tugas Anda. Dengan menangani tugas tersulit Anda
saat berada dalam kondisi terbaik, Anda akan lebih jadi efektif dan efisien
dalam menyelesaikannya.
Apabila waktu paling efektif Anda di
pagi hari, selesaikanlah tugas Anda yang paling penting terlebih dulu.
Ini akan memberikan kemenangan psikologis, yang efektif mendorong aktivitas
pada hari itu. Jadwalkan kegiatan dan tugas biasa di hari itu, ketika Anda
merasa kurang efektif dan was-was.
Terburu-buru dalam melakukan pekerjaan
penting, atau bahkan lebih baik mendelegasikannya pada orang lain. Begitu
sering kita menghabiskan terlalu banyak waktu yang tidak penting. Seorang
investor jenius, Warren Buffett, suka berkata, “Apa yang tidak layak dilakukan
bernilai tidak baik.” (Secret China/Epochtimes/jef)
0 komentar:
Posting Komentar